Przed Tobą ogrom obowiązków, czas mknie jak szalony, a Ty nie wiesz, od czego zacząć? Weź głęboki oddech i odetchnij z ulgą – przygotowałam zestaw sprawdzonych wskazówek, jak dobrze zarządzać swoim czasem.
Wcześniej, gdy słyszałam slogany w stylu „jesteś panią/ panem swojego czasu”, uśmiechałam się tylko, myśląc: przecież doba ma tylko 24 godziny i nie da się jej rozciągnąć! To fakt, ale można nią jednak mądrze zarządzać i zyskać czas również na własne przyjemności. Przekonałam się o tym zupełnie przypadkiem, gdy postanowiłam nieco zmodyfikować swój dzienny grafik.
Jeszcze do niedawna funkcjonowałam według schematu, który polegał głównie na odwlekaniu zaplanowanych wcześniej w głowie planów czy zadań. W psychologii takie zjawisko nosi nazwę prokrastynacji. Byłam mistrzynią snucia planów – tych wielkich, dotyczących przyszłości, ale również tych zwykłych, codziennych. Ich realizację przekładałam z jednego dnia na kolejny i kolejny, zostawiając to na bliżej nieokreślone „później”. Znacie to z autopsji? Mam nadzieję, że nie, ale jeśli kiwnęliście teraz głowami w zadumie nad sobą, to mam dla Was dobre wieści: na zmiany nigdy nie jest za późno. Brzmi jak banał, ale zaufajcie mi – w tym powiedzeniu jest dużo prawdy, a większość ograniczeń naprawdę tkwi wyłącznie w naszych głowach. Zgoda, w takim razie, jak i od czego zacząć? Od… zwolnienia tempa.
Zwolnij, żeby przyśpieszyć!
Tak, dobrze czytacie. Żyjąc w nieustannym pędzie, często nie jesteśmy w stanie zdystansować się, choćby na chwilę, do własnego życia, obowiązków, zadań – po to, żeby zobaczyć, czy wszystko jest w porządku albo w porę zorientować się, co warto/ trzeba zmienić. Działamy machinalnie, według dawno ustalonego rytmu – bo tak nam wygodniej, bo do tego się przyzwyczailiśmy, bo wydaje nam się, że tak po prostu trzeba. Czas mija, obowiązki zaczynają coraz bardziej ciążyć, a frustracja zaczyna rosnąć. Stop! Spróbujcie zrobić krok do tyłu, na chwilę się zatrzymać i spojrzeć na wszystko z dystansu i z dystansem. Zwolnijcie. Łatwo się mówi, wiem. Na dobry początek zróbcie mały eksperyment: pierwszy wolny dzień poświęćcie na krytyczne przyjrzenie się swojemu harmonogramowi dnia.
Sięgnijcie po kartkę i długopis, spiszcie cały swój tygodniowy rozkład dnia, najlepiej z podziałem na godziny. Nuda? Być może, ale niezbędna, żeby zrobić krok do przodu. Dzięki temu, czarno na białym, będziecie mogli zobaczyć, co zabiera Wam najwięcej czasu, co jest stałym elementem dnia, a z czego można całkowicie zrezygnować (albo ograniczyć), żeby zyskać dodatkowy czas. Nie zniechęcajcie się – mnie też początkowo wydawało się to bezsensowne, ale z doświadczenia wiem już, że to, co namacalne (na kartce), pomaga w efektywniejszym planowaniu dnia. Uświadamia, w czym tkwi błąd (jeśli tkwi), co zabiera najwięcej czasu, a także gdzie i podczas jakich czynności najbardziej go „gubimy”. Notatki zrobione? Świetnie! Czas na reorganizację/ korektę rytmu dnia. Zanim jednak do tego przejdziemy, najpierw wspomnę o czymś, co według mnie jest kluczowe w realizacji swoich planów i dobrym gospodarowaniu czasem. Tym „czymś” jest sen.
Zbawienna moc snu
O jego nieocenionym znaczeniu wspominałam już niejednokrotnie (m.in. we wpisie o sposobach na zdrową i zadbaną cerę). Niestety, często sen jest niedoceniany i lekceważy się jego wpływ na niemal każdą płaszczyznę życia. Tzw. dobry sen, czyli ten w określonych godzinach (wczesny wieczór – wczesny ranek), który najlepiej regeneruje organizm, wpływa korzystnie zarówno na zdrowie, jak i na kondycję psychiczną. Jest oczywiste, że nie każdy może wybrać sobie „najlepsze” godziny snu, ze względu np. na specyfikę pracy. Niezależnie od tego, zaleca się jednak, by zapewnić sobie ok. 7-8 godzin regularnego, spokojnego snu.
Jeszcze niedawno byłam stuprocentową nocną sową – dzień kończył się dla mnie nie wcześniej niż o 1-2 w nocy. Wstawałam ok. 8:30 rano, już na starcie dnia będąc zmęczona, niewyspana i podenerwowana. Raz na jakiś czas mój organizm buntował się i wtedy potrafiłam zasnąć o 21. Myśląc, że w ten sposób szybko zregenerowałam swój organizm, znowu zarywałam kolejne noce. Frustracja narastała, ponieważ kreatywna praca w tych godzinach, przy sztucznym świetle i z poczuciem, że jest już bardzo późno i „wszyscy dookoła śpią”, nie była tak efektywna, jak w ciągu dnia. Wpadłam w rytm, który okazał się błędnym kołem. Przyszedł jednak moment, w którym zadałam sobie pytanie: dokąd to zmierza i dlaczego świadomie szkodzę własnemu zdrowiu. Chociaż początkowo nie było to łatwe, z czasem całkowicie zmieniłam tryb dnia, a tym samym priorytety. Zaczęłam od wcześniejszego zasypiania, ok. 22-23. Będąc w łóżku nie włączam już laptopa (rozprasza, „kradnie” czas, emituje światło negatywnie wpływające na jakość snu), a korzystanie z telefonu komórkowego ograniczyłam do minimum. Wstaję o wiele wcześniej, ok. 7, za to zdecydowanie bardziej rześka i wypoczęta niż dotychczas. Przestawienie się na nowy tryb zajęło mi mniej czasu niż sądziłam. W ten sposób, z nocnej sowy stałam się rannym ptaszkiem. Odzyskałam energię, nie jestem zmęczona i, paradoksalnie, mam teraz o wiele więcej czasu – nie tylko na obowiązki, ale również dla siebie. Opuściło mnie uczucie zmęczenia samym faktem zbyt późnego wstawania. To wszystko zmotywowało mnie do tego, by jeszcze lepiej wykorzystywać dobę.
Spisz się!
Wracamy do korygowania rytmu doby. Przygotujcie kartkę ze sporządzonym wcześniej rozkładem dnia. Weźcie też notes, długopis i kolorowe zakreślacze, one też się przydadzą. Spójrzcie na swoją listę i wyszukajcie rzeczy, które można podzielić na dwie poniższe grupy. Dzięki temu zobaczycie, jak rzeczywiście przebiega plan Waszego dnia i całego tygodnia.
- Czynności, z których śmiało możecie zrezygnować albo chociaż je ograniczyć – bez skrupułów skreślcie je z listy.
- Zadania, które są stałymi, codziennymi obowiązkami i musicie je wykonać – przyjrzyjcie im się uważnie, sprawdźcie, które zajmują Wam najwięcej czasu. Może któreś można wykonać szybciej, łatwiej albo z dodatkową pomocą? A może wykonanie którejś można skumulować i zostawić na jeden, określony dzień? Mam na myśli przede wszystkim zakupy. Dobrym rozwiązaniem jest robienie większych zakupów (obowiązkowo z listą konkretnych produktów do kupienia) raz w tygodniu, zamiast codziennych wędrówek po jedną czy dwie rzeczy.
Kolejny punkt dotyczy przede wszystkim osób, które albo pracują zdalnie, albo prowadzą własną działalność i same narzucają sobie tempo pracy. Tę kategorię proponuję nazwać „zadania„. Umieśćcie w niej te sprawy i zadania, które w ramach swojej działalności musicie/ chcecie zrobić w perspektywie np. roku. Przeznaczcie jedną kartkę na jeden miesiąc roku i przypiszcie konkretne zadanie konkretnemu miesiącowi, w którym je wykonacie.
Ostatnią (ale nie najmniej ważną!) rubryką w notesie będą „plany„. Wypiszcie w niej wszystkie mniejsze i większe marzenia, od miesięcy (a może nawet lat?) odwlekane w czasie. Szlifowanie języków obcych? Nauka robienia makram? Opanowanie do perfekcji suszenia śnieżnobiałej bezy? Wyzwanie czytelnicze? A może zdobycie wiedzy o roślinach rosnących w ogrodzie? Każda z propozycji brzmi świetnie, jeśli jest właśnie tym, co zawsze chcieliście zrobić/ do czego chcieliście wrócić, ale nie starczało Wam na to czasu.
Te wszystkie elementy – obowiązki, zadania i plany – wypisane jeden pod drugim, pozwolą na najbardziej optymalne gospodarowanie dobą. Jeśli zrobiliście już „rachunek sumienia”, to następnym etapem będzie umiejętne planowanie.
Planowanie czasu dzień po dniu
W tym momencie warto zaprzyjaźnić się z kalendarzem. Codzienne obowiązki, z których nie możecie zrezygnować, przypiszcie do danego dnia tygodnia. Spróbujcie, w przybliżeniu, określić ramy godzinowe, w których je wykonacie. Zerknijcie teraz na listę z niezrealizowanymi planami i postarajcie się dodać codziennie coś dla siebie. Pół godziny na powtórki słówek z francuskiego w poniedziałkowe wieczory? Świetny pomysł! (czy raczej: Bonne idée!) Wykonanie serii brzuszków w sobotni poranek, zamiast leżenia w łóżku i patrzenia w sufit? Rewelacja! Nawet, jeśli takie rozpisywanie planu dnia na początku wyda się Wam dziwne, nie zniechęcajcie się i podejmijcie próbę. Być może, podobnie jak było/ jest w moim przypadku, Wam również ułatwi to codzienne funkcjonowanie. Dzięki tej metodzie, mając czarno na białym, co już zrealizowałam, a co jeszcze przede mną dzisiaj do zrobienia, łatwiej zorganizować mi swój dzień i wykorzystać maksymalnie każdą godzinę. Mam nadzieję, że moje wskazówki okażą się skuteczne w dobrym gospodarowaniu czasem.
Oczywiście trzeba mieć na uwadze, że los ma to do siebie, że czasami lubi płatać figle i drwić z naszych misternie ułożonych planów. Wtedy może okazać się, że… „najlepszy plan to brak planu”, jak stwierdził jeden z bohaterów filmu „Parasite” (reż. Joon-ho Bong). [Nawiasem mówiąc, film gorąco polecam!] Cóż, życie lubi zaskakiwać i między innymi dlatego jest tak fascynujące.